青島大學為加強機關作風建設，建立“務實型、服務型、和諧型、效率型”機關，著力提升相關單位服務師生辦事的質量和效率，推進主題教育落實見效，決定在機關推行落實首接負責制、限時辦結制、積極作為與否定報備制、及時反饋制等四個方面效能建設的規(guī)章制度，并印發(fā)了《關于進一步精文簡會和規(guī)范有關校務活動的通知》。

　　首接負責制是師生或者外來客人到機關各部門、科室咨詢或辦理相關事項時，首位接待或受理的工作人員認真解答、負責辦理或引薦到相關部門的制度。首次依照職責接待來訪人的機關工作人員是首接第一責任人。辦法明確了首接責任人對屬于自己職責范圍內的事項要立即接辦;對不屬于自己工作范圍的事項，應將辦事人引導至相應負責人，或將有關事項轉交相應負責人;首接人必須一次性告知來訪者與辦事相關的全部事項和所需的材料，應一次辦結(告知)，不得出現(xiàn)多次辦理的情況。

　　限時辦結制是指機關各部門按照規(guī)定的時間、程序和要求處理行政事項的制度。辦法強調，各部門要科學、合理地確定所承辦事項的辦理時限，嚴格執(zhí)行;凡屬于職責范圍且符合規(guī)定、手續(xù)齊全的待辦事項，必須立即處理，及時辦結;對于條件不完備的待辦事項，要做出合理解釋，并一次性告知應補充和提交的全部材料以及注意事項;對于領導、上級部門交(批)辦的事項，承辦人必須按規(guī)定時間辦結;對于需要協(xié)調其他部門聯(lián)合辦理的事項，應主動加強協(xié)調、溝通，在規(guī)定時限內辦結。

　　積極作為與否定報備制是指機關各部門對工作事項要積極主動辦理，不能辦理而給予否定的，必須向上一級領導報告的制度。辦法強調，各部門要積極作為，能辦的事項要立即辦，難辦的事項要努力辦;涉及幾個部門和單位的工作事項，要主動與相關部門溝通，并積極配合相關部門辦理;按照政策規(guī)定不能辦理而給予否定的事項，要將否定情況及理由以口頭或書面形式報告部門負責人，并向交(申)辦方以口頭或書面形式做出解釋說明。

　　及時反饋制是指機關各部門對承辦事項的辦理過程、有關情況和最終結果以口頭或書面形式盡快告知交(申)辦方的制度。辦法強調，對上級機關交辦事項，要在規(guī)定的時間內以最快的速度予以上報;對下級機關申辦事項，屬本部門工作范圍的，要在規(guī)定時限內及時反饋辦理結果或辦理過程;對不屬于部門工作范圍的，應盡快移交到相關單位，同時將交接信息反饋給交(申)辦方;確實不能按時辦結的，應主動向交(申) 辦方做出說明，及時反饋辦理情況，盡快辦結。

　　關于進一步精文簡會和規(guī)范有關校務活動的通知，是學校推進工作流程再造和標準化建設、提高工作效率的一項重要舉措。通知強調，要進一步精簡會議安排，規(guī)范會議流程，嚴格會議審批，加強會議統(tǒng)籌，嚴格控制會議規(guī)格和規(guī)模，少開會、開短會;嚴格控制發(fā)文數(shù)量，提高公文辦理效率，內部請示嚴格辦理時限，公文辦理(除涉密及不予公開的文件外)全部通過網(wǎng)上流轉、反饋;下半年會議數(shù)量要比上半年精簡1/3以上，發(fā)文數(shù)量比上半年減少1/3以上。通知還對校領導公務活動、綜合文稿統(tǒng)籌、黨委常委會、校長辦公會、公務接待、公務用車、大型活動審批、督查督辦等事項進行了規(guī)范。